Ziek, afwezig, te laat of beter melden

Als een leerling afwezig is in verband met ziekte moet dit voordat zijn lessen beginnen, doorgegeven worden aan de administratie.
De ouder of verzorger kan de ziekmelding

• zelf, via het ouderaccount, in Somtoday plaatsen (zie handleiding);
• inspreken op een bandje, via het doorkiesmenu (toets 1), tel. 0186-612130 of 
• doorgeven via een formulier, te vinden in het ouderaccount van de AC app.
  Één van bovenstaande keuzes is voldoende.

Een leerling die op school ziek wordt, moet zich afmelden bij de administratie.  Zodra de leerling thuis is, dient één van de ouders of verzorgers dit telefonisch via het doorkiesmenu (toets 1) door te geven aan school. Is de "ziek naar huis"-leerling de andere dag nog ziek, dan dient dit opnieuw gemeld te worden door één van de ouders of verzorgers.

Wanneer de leerling weer op school komt, moet één van de ouders of verzorgers deze betermelding doorgeven

• via een herstelformulier. Dit formulier is te vinden in het ouderaccount van de AC app;
• via een e-mail aan administratie@actiefcollege.nl melden mag uiteraard ook. 

Absentmeldingen voor een medische afspraak (bijv. een bezoek aan de tandarts, arts of orthodontist) kan de ouder of verzorger 

• zelf, via het ouderaccount, in Somtoday plaatsen (zie handleiding);
• doorgeven via een e-mail aan administratie@actiefcollege.nl of
• doorgeven via een formulier, te vinden in het ouderaccount van de AC app.
  Één van bovenstaande keuzes is voldoende.

Bij ziekte/medische meldingen kunt u geen andere redenen invullen, vanwege  het geautomatiseerde systeem wordt dit niet gelezen.

De absenties worden aan het eind van de dag in Somtoday verwerkt.

Komt een leerling te laat op school, dan meldt hij of zij zich bij de administratie voor een te-laat-briefje.

Indien een leerling om medische redenen niet actief deel kan nemen aan de les(sen) lichamelijke opvoeding, moet door één van de ouders of verzorgers een blessureformulier ingevuld worden. Het formulier voor blessures tot drie weken is te vinden in het ouderaccount van onze AC-app. De leerling dient wel omgekleed in de les te verschijnen en krijgt een andere rol/opdracht binnen de les(sen).

Het formulier voor blessures vanaf drie weken is op te vragen bij de docent lichamelijke opvoeding. De teamleider zal dit formulier in overleg met de docent lichamelijke opvoeding afhandelen. Daarna kan de docent lichamelijke opvoeding passende afspraken met de geblesseerde leerling maken.

Somtoday

Somtoday is het digitale leerlingvolgsysteem van het Actief College.

Ouders of verzorgers kunnen, via onze website of via de AC app voor de mobiele telefoon, inloggen op de website van Somtoday. Zowel leerlingen als ouders en verzorgers kunnen ieder op hun eigen account de meest actuele gegevens raadplegen.

Inloggegevens worden per e-mail verstrekt aan de ouders of verzorgers. De leerlingen ontvangen de inloggegevens per e-mail op het door school uitgegeven e-mailadres (leerlingnummer@acleerling.nl). De leerlingen in leerjaar 1 worden tijdens het eerste contactmoment in het nieuwe schooljaar met de mentor op school geholpen bij het instellen van het e-mailaccount en het inloggen in Somtoday.

Er kunnen in Somtoday gegevens worden geraadpleegd als cijfers, aanwezigheid, het lesrooster, het huiswerk en berichten. Ook kunnen ouders en verzorgers zelf de adresgegevens controleren, mutaties hierop kunnen meteen worden doorgeven aan administratie@actiefcollege.nl, zover deze niet zelf aan te passen zijn.

Wanneer u als ouder of verzorger of jij als leerling het Somtoday-wachtwoord bent vergeten, kunt u zelf op de inlogpagina van Somtoday een nieuw wachtwoord aanvragen.

Vragen over de werking van Somtoday kunt u stellen via  somtoday@actiefcollege.nl.

Leerlingresultaten

De docenten zetten na een toets de resultaten in het digitale leerlingvolgsysteem, zodat op elk gewenst moment een overzicht van alle cijfers per leerling en per klas voor de ouders en verzorgers beschikbaar is.

Daarnaast kunnen er in het leerlingvolgsysteem gegevens worden geraadpleegd als aanwezigheid, het lesrooster, docentennotities, het huiswerk en de planning van toetsen.

Op internet kunt u via onze website inloggen in ons digitale leerlingvolgsysteem. Zowel leerlingen, ouders en verzorgers kunnen op deze manier actuele gegevens raadplegen. Inloggegevens worden per mail verstrekt aan de ouders en verzorgers.

Verzuim

De absenties (ziekte, verwijdering uit de les, te laat, medisch, etc.) zijn aan het eind van de dag in het digitale leerlingvolgsysteem verwerkt.

Tussenuren

Voor alle leerlingen proberen wij tussenuren te voorkomen. Wij doen dit door lessen te verplaatsen op de dag waar een tussenuur is ontstaan, of we verplaatsen lessen van of naar andere dagen van de week. Indien er desondanks tussenuren ontstaan kunnen leerlingen zelfstandig werken of zich ontspannen in de kantine of buiten op het plein.

Contact met ouders en verzorgers

Het Actief College streeft ernaar een goede relatie met ouders en verzorgers te onderhouden. Wij vinden dat daarmee een optimale begeleiding van de kinderen tot stand kan komen.

Alle schriftelijke informatie, zoals brieven, worden via de Actief College app of e-mail verstuurd. Het is belangrijk dat het e-mailadres correct in Somtoday, het digitale leerlingvolgsysteem, vermeld staat. Ouders, verzorgers en leerlingen kunnen dit zelf controleren en aanpassen.

Voortgang

De voortgang wordt tweemaal per jaar uitvoerig besproken en geëvalueerd in een gezamenlijk gesprek met de leerling, ouder(s) of verzorger(s) en de mentor. 

Als de resultaten achterblijven bij de verwachting, wordt er zo snel mogelijk in een gesprek met de leerling uitgezocht wat de oorzaak van de tegenvallende prestaties kan zijn. De mentor neemt in zulke gevallen contact op met de ouder(s) of verzorger(s).

Uiteraard kan er desgewenst ook tussentijds contact opgenomen worden met de school. Afspraken met medewerkers kunnen via een bericht in de AC app, een e-mail naar de betreffende medewerker (klik op het envelopje bij betreffend personeelslid) of via de administratie van onze school.

Voorlichtingsavonden

De eerste voorlichtingsavond voor de ouders en verzorgers van het eerste leerjaar is aan het begin van het schooljaar. We ontvangen de ouders en verzorgers dan graag om met de school en de mentoren kennis te laten maken.

Later in het schooljaar volgen nog meer avondbijeenkomsten voor de andere leerjaren waarop we de leerlingen, ouders en verzorgers willen informeren over de mogelijkheden die het Actief College biedt.
In elk leerjaar zijn er voor de leerlingen, ouders en verzorgers belangrijke keuzemomenten.

Persoonsgegevens en privacy

Op onze school wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen, ouders en verzorgers.

Wij verwerken persoonsgegevens om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens die nodig zijn voor het leren en  begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is.
Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een jongere aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om de leerling in staat te stellen een diploma te  halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen  naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs), Bureau Leerplicht, onderwijsinspectie en de accountant.

Wij verwerken diverse soorten gegevens, zoals contactgegevens en de geboorteplaats van onze leerlingen. De meeste gegevens zijn ons door de ouder(s) of verzorger(s) verstrekt. Daarnaast registreren medewerkers van onze school gegevens over onze leerlingen, zoals cijfers en vorderingen. Ook kunnen er bijzondere persoonsgegevens worden geregistreerd.
Dat gebeurt om de leerling de juiste begeleiding te kunnen geven. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de relevante wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De leerlinggegevens en vorderingen van de leerling worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Somtoday. Dit programma is beveiligd.
Toegang tot de leerlinggegevens is beperkt tot medewerkers van onze school, ouder(s) of verzorger(s) van desbetreffende leerling.

Het Actief College voldoet aan de relevante wetgeving inzake het communiceren van gegevens naar het vervolgonderwijs bij de overgang van leerlingen (school, zorgteam en  privacy). 

Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, dan vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouder(s) of verzorger(s), tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen informatie nodig heeft.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht. De school moet een passende onderwijsplek aanbieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze school gaat hier zorgvuldig mee om.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten. Adresgegevens van oud-leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren
van reünies.

Ouders die het ouderlijk gezag uitoefenen hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn  opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen over het uitoefenen van rechten als ouder of verzorger, kan contact opgenomen worden met de mentor of met de schooldirectie. 

Beeldmateriaal

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld onze website of in de nieuwsbrief, vragen wij eenmalig toestemming. De toestemming verloopt via Somtoday. De ouder(s) of verzorger(s) mag/mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven (door in Somtoday 'Nee' aan te vinken) of om een eerder gegeven instemming in te trekken. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
Als er toestemming is gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de mentor, of bij de directie.

Toestemming geven via de website van Somtoday
De categorieën kunnen aangevinkt of gewijzigd worden op de website van Somtoday. De ouder of verzorger moet inloggen via het ouderaccount op deze website en op de profielpagina aanvinken waar toestemming voor wordt gegeven. Let op, dit kan alleen via een laptop of computer en (nog) niet via een mobiele telefoon.
16+ Leerlingen verzoeken wij om die toestemming zelf te geven.

We begrijpen dat ouders, verzorgers en leerlingen graag foto’s maken tijdens bijzondere gebeurtenissen op school. We gaan ervan uit dat daarbij rekening gehouden wordt met het feit dat niet iedereen het op prijs stelt dat foto’s publiekelijk worden gedeeld. Wij verzoeken leerlingen, ouders en verzorgers terughoudend te zijn met het maken van foto’s en video’s en het plaatsen ervan op internet.

Een paar tips:

• Maak foto’s en video’s alleen voor eigen gebruik.
• Zet geen foto’s en video’s op publiekelijk toegankelijke websites of sociale media.
• Maak overzichtsfoto’s, waar individuele jongeren niet of nauwelijks op te herkennen zijn.
• Maak een close-up alleen van uw eigen kind.
• Maak geen foto’s van jongeren waar uw eigen kind niet op staat.

Digitale leermiddelen

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.

Leerlinggegevens

De leerlingengegevens worden opgeslagen in ons digitale leerlingvolgsysteem. De vorderingen van de leerlingen worden daar ook in vastgelegd. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school.

Alle persoonsgegevens worden op school geregistreerd in het leerlingendossier. Hierin wordt de informatie bewaard voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling. De gegevens van leerlingen worden voor derden ontoegankelijk bewaard.

Wij voldoen ook aan de relevante wetgeving inzake het communiceren van gegevens naar vervolgonderwijs bij de overgang van leerlingen (school, zorgteam en privacy).
Als er leerlingengegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouder(s) of verzorger(s), tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht: de plicht een passende onderwijsplek te bieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze scholen gaan hier zorgvuldig mee om.

Het leerlingendossier bestaat uit twee componenten, de leerlingenadministratie en het leerlingendossier:

• Leerlingenadministratie
  Met de leerlingenadministratie wordt voldaan aan de verplichtingen van artikel 3 van het bekostigingsbesluit WVO (Wet op het voortgezet onderwijs) tot het voeren van een overzichtelijke administratie van de inschrijving, de uitschrijving en het verzuim van de leerling. De administratie bevat persoonsgegevens, die vallen onder de AVG. In de leerlingenadministratie komt een aantal van deze gegevens voor. Deze gegevens worden slechts met toestemming van de ouder(s) verstrekt aan derden. De bewaartermijn van deze gegevens is vastgelegd in het bekostigingsbesluit WVO en is vastgesteld op vijf jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven. Na deze termijn worden de gegevens vernietigd.

• Leerlingendossier
  Het leerlingendossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over een leerling zijn gemaakt. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. De AVG bepaalt dat er meer gegevens dan enkel de persoonsgegevens mogen worden bewaard. Deze gegevens worden op deugdelijke wijze bewaard.
  Ook gegevens uit deze administratie worden slechts na toestemming van de ouders aan derden verstrekt. Het leerlingendossier mag de volgende gegevens bevatten:
  • gegevens over in- en uitschrijving;
  • gegevens over afwezigheid;
  • adresgegevens;
  • gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
  • het onderwijskundig rapport;
  • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
  • verslagen van gesprekken met de ouder(s) of verzorger(s);
  • de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek. De school mag de meeste gegevens nog twee jaar bewaren nadat het kind van school is gegaan. De school moet langer bewaren:
    • gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving (vijf jaar nadat de school uw kind heeft uitgeschreven);
    • gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (drie jaar na vertrek van de leerling).

• Adresgegevens van oud-leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.

Ouders en verzorgers met het ouderlijk gezag hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de mentor of met de directie.
Ouders en verzorgers mogen het leerlingendossier niet meenemen buiten de school.

Oudercommunicatie app

Het Actief College gebruikt de mobiele Actief College app (AC app) als centraal kanaal voor de communicatie met ouders, verzorgers en leerlingen. Dit is een mobiele app (iOS en Android) waarop ouders, verzorgers en leerlingen kunnen inloggen met het e-mailadres zoals bekend in ons leerlingvolgsysteem.

In de app wordt het nieuws van de school bijgehouden, kunnen ouders, verzorgers en leerlingen met de school en de mentor appen en komen uiteraard via notificaties updates voor de klas, het jaar of het niveau van de leerlingen binnen. Ook gebruiken we de AC app voor het uitsturen van ‘taken’, zoals formulieren die ingevuld kunnen worden in de app en een afspraakplanner voor een ouderavond. NB ouders en verzorgers zonder smartphone krijgen alle berichten en taken alsnog binnen via mail.

Met de AC app versterken we het contact tussen school, mentor en ouder door simpeler en effectiever te communiceren. Voor meer informatie over de AC app, zie ook de website van Infowijs.
De app is hieronder te downloaden.

In de uitnodigingsmail staat een link met verdere instructies hoe de app moet worden geactiveerd. 

De raden

De Ouderraad (OR)

De Ouderraad initieert en assisteert bij allerhande activiteiten die betrekking hebben op de leefbaarheid en de sfeer op school. Met name is zij actief bij voorlichtingsavonden voor ouders en verzorgers, de jaarlijkse Open Dag en de diploma-uitreiking. Uit de ouderbijdrage financiert de ouderraad diverse activiteiten. Om dit allemaal mogelijk te maken wordt aan de ouders of verzorgers een bijdrage van € 5,00 gevraagd. De OR vergadert doorgaans zesmaal per jaar.

Het e-mailadres van onze OR: ouderraad@actiefcollege.nl

Leerlingenraad (LR)

De leerlingenraad bestaat uit een vertegenwoordiging van leerlingen uit alle leerjaren en wordt begeleid vanuit school. De leerlingenraad helpt actief mee met het organiseren van schoolfeesten en activiteiten. Daarnaast helpen zij meedenken met zaken die voor leerlingen belangrijk zijn. Bijvoorbeeld de inrichting van het schoolplein, de voorzieningen van de kantine en de roosters.

Medezeggenschapsraad (MR)

In de MR zijn twee leerlingen, twee ouders/verzorgers en vier personeelsleden vertegenwoordigd. Alle belangrijke zaken die met de organisatie van het onderwijs op het Actief College én met de organisatie van het Actief College te maken hebben, worden door de directie aan de MR voorgelegd.

Het e-mailadres van onze medezeggenschapsraad: mr@actiefcollege.nl

Klacht

Klachtenregeling

Op school kunnen problemen ontstaan tussen ouders, verzorgers of leerlingen en (medewerkers van) de school. Vaak worden zulke problemen in onderling overleg bijgelegd. Soms is een meningsverschil van dien aard, dat iemand hierover een klacht wil indienen. Die mogelijkheid is er. Door ons bestuur is er een klachtenregeling vastgesteld. Iemand die wil klagen kan dat het beste eerst kenbaar maken bij de directie of de betrokken docent. Mogelijk kan de klacht dan verholpen worden.

Onze school heeft een schoolcontactpersoon aangewezen, die de ouder, verzorger of leerling desgewenst adviseert waar en hoe een probleem of klacht bespreekbaar gemaakt kan worden. De schoolcontactpersoon gaat niet in op de inhoud van de klacht en is in principe verplicht tot geheimhouding van zaken die hij als schoolcontactpersoon verneemt. 

Mocht bespreking op schoolniveau niet tot een oplossing leiden, dan kan men zich schriftelijk richten tot het college van bestuur van Stichting De Hoeksche School:

Een klacht kan pas – schriftelijk - bij het college van bestuur worden ingediend nadat de klager in redelijkheid heeft geprobeerd de klacht met de betrokkene of diens leidinggevende op te lossen.

Het adres van het college van bestuur Stichting De Hoeksche School is: 
Biezenvijver 5
3297 GK Puttershoek
bestuur@dehoekscheschool.nl

Onze school is voor de behandeling van klachten tevens aangesloten bij een onafhankelijke klachtencommissie: de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC). Zowel ouders, verzorgers en leerlingen als personeelsleden kunnen een klacht voorleggen aan de LKC. De LKC neemt klachten in behandeling zo lang die betrekking hebben op gebeurtenissen die in principe tot maximaal een jaar daarvoor plaats vonden. Meer informatie over de mogelijkheden en de procedure bij de LKC zijn te vinden op www.onderwijsgeschillen.nl.

Onderwijsgeschillen biedt ook mediation aan voordat er een officiële klacht bij de LKC is ingediend. Men kan dan tot een oplossing voor een (dreigend) conflict komen met behulp van een mediator van Onderwijsgeschillen en zo een formele procedure voorkomen.

Het bestuur heeft twee externe vertrouwenspersonen aangesteld. Zij zijn in dienst van Stichting Kwadraad (maatschappelijk werk) en onafhankelijk. De vertrouwenspersonen van Kwadraad zullen ouders en medewerkers niet alleen adviseren (zoals de schoolcontactpersonen doen), maar desgewenst ook ondersteunen bij de behandeling van hun probleem of klacht.

Onze vertrouwenspersonen:
Martine van der Heiden
Adrie Verbaan

Om een afspraak met één van de vertrouwenspersonen te maken, kan er gebeld worden naar Kwadraad: 088-9004000, vraag dan naar de vertrouwenspersoon in de Hoeksche Waard.
Of stuur een mail naar: vertrouwenspersoonhw@kwadraad.nl.

De taken van een vertrouwenspersoon bestaan onder andere uit:

•  het verzorgen van eerste opvang, ondersteuning en begeleiding van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben;

• het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;

• de werknemer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures;

• het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming;

• het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator.

Onderwijsinspectie

De onderwijsinspectie is een overheidsinstantie die controleert of de kwaliteit van het onderwijs goed is. De Inspectie van het Onderwijs bezoekt scholen, voert er een kwaliteitsonderzoek uit en evalueert de uitkomst met de schoolleiding.

Adres Inspectieteam regio Zuid

Inspectiekantoor Tilburg
Spoorlaan 420
5038 CG  Tilburg
Postbus 2730
3500 GS Utrecht
Website Onderwijsinspectie

Informatie Rijksoverheid: tel. 1400
Loket Onderwijsinspectie: 088-6696060
Vertrouwensinspecteur: tel. 0900-1113111